Tips voor het plannen van een efficiënte meeting

Terwijl de één nog vanuit huis werkt, is de ander alweer op kantoor te vinden. Toch is het extra belangrijk om elkaar zo nu en dan weer te ontmoeten. Maar hoe zorg je ervoor dat je iedereen weer om “de tafel” krijgt? Hier lees je 8 tips voor het plannen van een efficiënte vergadering.

1. Werk je eigen agenda bij

Houd je eigen agenda goed bij en maak deze zichtbaar voor alle collega’s. Zet je werkuren en ook je vaste werkdagen erin. Hetzelfde geldt voor vrije dagen, vakanties en privé-afspraken. Zo maak je het voor jezelf en je collega’s makkelijker om eenvoudig meetings in te plannen.

2. Beperk het aantal deelnemers

Beperk het aantal mensen dat bij een meeting aanwezig moet zijn. Bekijk of het mogelijk is dat mensen slechts een deel van de tijd aanwezig zijn of dat ze inbellen voor het beantwoorden van specifieke vragen.

3. Boek op tijd een vergaderzaal

Heb je een vergadering met meerdere personen en heb je hiervoor een aparte ruimte nodig? Reserveer dan op tijd een vergaderzaal. Zo kunnen jullie in alle rust met elkaar vergaderen.

4. Denk na over de voorzieningen

Heb je een vergaderzaal geboekt, maar heb je hiervoor een beamer, scherm, hybride opties of catering nodig? Bedenk dit tijdig zodat je dit niet op het laatste moment hoeft te regelen.

5. Minimaliseer de tijd van de vergadering

Minimaliseer de tijd die je reserveert voor een meeting, want de wet van Parkinson geldt zeker voor vergaderingen: deze duurt net zo lang als de tijd die ervoor gepland staat, niet de tijd die nodig is. Kijk dus of het mogelijk is om de vergadering bijvoorbeeld een kwartiertje in te korten.

6. Plan afspraken op rustige dagen

Heb je een afspraak met één of twee collega’s, plan deze dan zoveel mogelijk op de rustige dagen zoals vrijdagmiddag, vrijdagochtend of woensdagmiddag. Hierdoor maak je het jezelf gemakkelijk om later nog andere vergaderingen op de drukkere dagen te plannen.

7. Reageer snel op de vergaderverzoeken die binnenkomen.

Zorg ervoor dat er geen dubbele afspraken in je agenda staan. Komt dit toch voor? Geef dan op tijd aan welke afspraak prioriteit heeft en zoek een oplossing voor de andere afspraak. Stel een nieuwe tijd voor of misschien dat een collega u kan vervangen bij een van de twee afspraken?

8. Maak inbellen op afstand mogelijk

Maak het mogelijk dat iemand die vanuit huis werkt de hybride vergadering via Teams, Skype of een andere videochat-applicatie kan bijwonen. We weten inmiddels allemaal dat thuiswerken geen reden is om niet te overleggen met elkaar.

9. Vergaderen bij Kasteel De Hooge Vuursche
Wist je dat rust en intimiteit een positief effect hebben op de effectiviteit van een meeting? En al helemaal in een bosrijke omgeving. In het koetshuis bij Kasteel De Hooge Vuursche vergader je op een veilige, groene en inspirerende plek en er zijn goede mogelijkheden voor Hybride vergaderen. Nieuwsgierig? Download de brochure of neem bekijk onze mogelijkheden